Marta Bober | 2016-10-04

Podręcznik na start!

Jak prawidłowo powinna przebiegać adaptacja nowych pracowników? Komu dedykowany jest onboarding i dlaczego warto w niego inwestować? - o tym wszystkim rozmawiamy z Sandrą Kluzą, Executive Director w firmie Smart MBC.


Marta Bober: Czy onboarding jest dedykowany każdemu pracodawcy? Jeśli nie, to którzy z nich są jego targetem?

Sandra Kluza: Myślę, że onboarding powinien być targetem każdego pracodawcy, ale świadomego. Poświęcamy wiele czasu na proces rekrutacji, staramy się zachęcić Kandydatów do aplikowania, dbamy o wizerunek firmy, ale gdy już uda nam się zatrudnić wymarzonego pracownika, to  zapominamy, że proces ten nie kończy się na jego wejściu do organizacji. Pierwsze dni pracy bywają stresujące. Pracodawca powinien stworzyć nowej osobie komfortowe warunki do wdrożenia się w nowe obowiązki.

Można zaryzykować stwierdzenie, że onboarding wpływa na to, czy pracownik zdecyduje się zostać w firmie na dłużej. Jeśli nie zostanie odpowiednio przygotowany i poinformowany o kluczowych sprawach, szybko się zniechęci i w konsekwencji odejdzie z pracy. Forma onboardingu zależy od branży, firmy i jej wielkości oraz kultury organizacji.

 

M.B: Na jakim etapie onboarding przyniesie pracodawcy największe korzyści?

S.K: Myślę, że już na samym etapie rekrutacji. Możemy stworzyć podręcznik, którego fragmenty zamieścimy w ogłoszeniu jako link do np. dedykowanej strony kariery. Przybliżmy Kandydatowi kulturę organizacji, dress code czy możliwości związane ze ścieżką kariery w firmie. Dodatkowo pokażemy, że zależy nam na jak najlepszym wdrożeniu pracownika i nie pozostawiamy nowych osób bez niezbędnego wsparcia. Na pewno wpłynie to na budowanie dobrego wizerunku firmy.


 

M.B: Dlaczego onboarding jest tak ważny?

S.K: Osoby wchodzące do organizacji bywają zdezorientowane i przerażone wizją nowego środowiska pracy. Często niechętnie zadają pytania, bo nie chcą uchodzić za niesamodzielnych. Jest to poniekąd naturalne, ponieważ chcą wypaść jak najlepiej w oczach przełożonego i nowych kolegów. Firmowy podręcznik jest pigułką zawierającą najważniejsze informacje. Pracownik w każdej chwili może do niej sięgnąć i zaoszczędzić czas oraz zminimalizować stres. Podręcznik można udostępnić pracownikowi w całości zaraz po podpisaniu umowy, lub jego fragmenty przed, żeby wiedział, co go czeka w pierwszych dniach pracy. Taka możliwość okaże się wartościowa i będzie namiastką wdrożenia, zanim zapozna się z całym zespołem i zacznie przygotowywać się do realizacji zadań.


 

M.B: Jak wygląda onboarding w firmie, w której pracujesz? Jakie działania podejmujecie w celu wdrożenia nowych pracowników do firmy?

S.K: Nasze działania z onboardingiem rozpoczęły się od stworzenia podręcznika. Pamiętam, kiedy poprosiłam Szefa o zielone światło  na stworzenie  handbooka dla nowego pracownika. Było to wyzwanie, nie powiem! Metodą prób i błędów oraz z pomocą wspierającej nas agencji marketingowej udało się stworzyć coś, co funkcjonuje u nas do tej pory. W naszym podręczniku zamieściliśmy autorskie ilustracje, dzięki czemu całość stała się przyjemna dla oka i atrakcyjna. Co pracownik może znaleźć w środku? M.in. informacje dotyczące ścieżki rozwoju, ważnych firmowych wydarzeń czy kultury organizacji. Czasami dress code, czy sposób zwracania się do siebie nawzajem przysparzają pracownikom kłopotów. Wyjaśnienie tych kwestii w podręczniku jest świetnym pomysłem. Co ważne, firmowy handbook nie ma zastąpić wsparcia bezpośredniego przełożonego lub osoby wdrażającej  - taka pomoc jest nieoceniona i niezbędna. Podręcznik powinien służyć jako dodatek, nie jako zamiennik. Kiedy decydujemy się na stworzenie podręcznika onboardingowego, dobrze wykazać się kreatywnością i przystosować go do potrzeb nowych pracowników. Zrezygnujmy z czarno-białej formy i nieciekawego szablonu. Poprośmy o pomoc zewnętrzne agencje lub firmy, które spojrzą na nasze informacje krytycznym okiem i ocenią ich zrozumiałość oraz przydatność. Ciekawą opcją jest wykorzystanie do onboardingu także firmowego intranetu. Konto każdego pracownika zawiera krótkie informacje na temat tego czym się zajmuje i z jakimi problemami i zadaniami możemy się do niego zwrócić. Możemy też uzupełnić profil pracownika o informacje na temat programów, które obsługuje, narzędzi firmowych, za które odpowiada, oraz umiejętności, które powinien posiadać w perspektywie awansu. Taka dawka informacji zebrana w jednym miejscu na pewno będzie pomocna dla nowej osoby, która na początku może nie wiedzieć, kto pracuje w jakim dziale i za co odpowiada.



M.B: Gdybyś miała przekonać osoby, które wątpią w słuszność inwestowania w onboarding, jakich argumentów byś użyła?

S.K: Własnej historii! (Śmiech) Bardzo dobrze pamiętam trudy i niepewność, która towarzyszyła mi w momencie wejścia do organizacji. Nie wiedziałam czy obowiązuje dress code, czy powinnam zwracać się do bezpośredniego przełożonego i szefa po imieniu czy to raczej niestosowne. Zastanawiałam się, czy w firmie panują jakieś wyjątkowe zwyczaje, czy są organizowane wyjścia integracyjne - chciałam je poznać, by poczuć się częścią zespołu. Teraz się z tego śmieję, ale w tamtym momencie przejmowałam się i zastanawiałam, jaką postawę powinnam przyjąć. Podręcznik onboardingwy może zaoszczędzić nowym osobom niepotrzebnego stresu. Z własnego doświadczenia mogę polecić takie rozwiązanie, ponieważ w naszej firmie sprawdza się doskonale.

 

Autor:
Autor: Marta Bober

Marta Bober

HRownia

696436152

marta.bober@hrownia.pl


Redaktor Naczelna
Inne wpisy autora:

Powiązane Artykuły

O employer brandingu, contencie w HR i aktywności na LinkedInie rozmawiamy z Ur ...
2017-06-08
Jak budować pozytywny wizerunek firmy w sieci?
2017-06-02
Wakacje według planu czy na wniosek pracownika. Jak brać urlop?
2017-05-26
Podążając za… – czyli o dobrych rozmowach z kandydatami
2017-03-28

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!


Wydarzenia Zobacz Więcej

Za 15 dni

2017-10-08

L&D MEETUP #DISRUPTION

Brain Embassy Mokotów (Warszawa)

Za 24 dni

2017-10-17

Za 31 dni

2017-10-24

Innowacje w HR Conference&Expo

Warszawa, Hotel Marriott

Za 66 dni

2017-11-28

Za 80 dni

2017-12-12